ファイル宅配ボックスとは

社員ごとに異なる通知書や書類などのファイルを、対象の社員一人一人に一括で配付できる機能です。
受け取った社員はファイルをダウンロードできるだけでなく、質問へ回答したり、ファイルをアップロードして提出したりできます。
例えば、申告書、辞令、勤務シフト表、人事評価シート、内訳明細などに活用できます。

ファイル宅配ボックスの種類

ファイル宅配ボックスの使い方は、大きく分けて 3 つあります。

個人ごとに異なるファイルをまとめてアップロードして、一括配付できます。
ファイル名に名前や社員番号を付けておくだけで自動振り分けされるので、一人一人に手渡ししたり、メールに添付して送信したりする手間がなくなります。

全員に同じファイルを配付することもできます。

個人ごとに異なるメッセージ（テキスト情報）を1つのファイルにまとめ、アップロードするだけで、一人一人に個別のメッセージとして送信できます。

配付側は使い慣れたエクセル（Excel）で作成したリストをそのまま利用でき、社員は見やすい表の形で受け取れます。社員自身に情報の修正を依頼することもできるので、手間なく安全にデータの更新ができます。

年末調整を行う際に必要なデータを社員にまとめて配付し、回答を収集できます。
Web給金帳Cloud で年末調整を行う場合は、まず「年末調整とは」を参照してください。

ここでは、ファイル宅配ボックスで配信するファイルの作成から、配信を終了するまでの流れについて、説明します。

（配信側）ファイル宅配ボックスを作成して、配信します。

配信開始時に、ファイル宅配ボックスの作成者にメールで通知されます。作成時の設定により、ファイル宅配ボックスの受信者にもメールで通知されます。
詳しくは、「ファイル宅配ボックスを作成する」を参照してください。

（受信側）受信したファイル宅配ボックスを確認します。

必要に応じて、回答を送信したり、ファイルを添付して提出したりします。
詳しくは、「受信したファイル宅配ボックスを確認、回答する」を参照してください。

（配信側）必要に応じて、ファイル宅配ボックスの配信内容の変更や、回答状況の確認などをします。

（配信側）必要に応じて、社員の閲覧状態や回答結果の一覧および提出されたファイルと送信したファイルをダウンロードします。

（配信側）締め切り日時が過ぎたら、ファイル宅配ボックスの配信を終了します。

（配信側）ストレージの空き容量が少ない場合などに、ファイル宅配ボックスの添付ファイルを削除します。